Captures et factures
Le guide complet : Déposer une facture d’achat.
Que signifient les statuts ?
Section intitulée « Que signifient les statuts ? »| Statut | Signification | Que faire |
|---|---|---|
| En attente | Le document attend son tour, ou votre clé d’IA | Patienter, puis cliquer sur Rafraichir. S’il ne bouge pas, voir ci-dessous |
| Analyse en cours | Ohipa lit le document | Patienter |
| Prête | Le document est traité et rangé | Rien, ou le consulter |
| À classer | Ohipa ne peut pas décider seul | Choisir le type dans le menu de classement de la ligne |
| Erreur | Le traitement a échoué | Relancer l’analyse |
Mes documents restent « En attente »
Section intitulée « Mes documents restent « En attente » »Si la ligne affiche « En attente de ton IA » et qu’un bandeau « Ton IA n’est pas encore branchée » s’affiche en haut de la page, votre compte n’a pas encore de clé d’IA. Ohipa ne fournit pas l’IA : vos factures et vos tickets attendent votre clé, sans erreur, et rien n’est perdu.
- Cliquez sur Ajouter ma clé →, dans le bandeau.
- Enregistrez votre clé : Brancher votre IA explique où la créer et ce que cela coûte.
- Les documents en attente sont repris automatiquement. Cliquez sur Rafraichir après quelques instants.
Les relevés en CSV et les fichiers Excel n’ont pas besoin de l’IA : ils passent sans clé.
Sans bandeau, le document attend seulement son tour : patientez, puis cliquez sur Rafraichir.
Le document est en « Erreur »
Section intitulée « Le document est en « Erreur » »La ligne indique la cause, par exemple « Analyse interrompue », « Service momentanément indisponible » ou « Lecture du document impossible ». Votre document reste enregistré.
L’IA passe par votre compte chez votre fournisseur. Ces causes se règlent donc d’abord chez lui, ou dans vos réglages :
| Titre sur la ligne | Que faire avant de relancer |
|---|---|
| « Clé IA refusée » | Vérifiez votre clé dans Activité IA, onglet Réglages, ou créez-en une nouvelle chez votre fournisseur |
| « Clé IA manquante » | Ajoutez votre clé dans Activité IA, onglet Réglages |
| « Crédit IA épuisé » | Ajoutez du crédit sur votre compte chez votre fournisseur |
| « Modèle IA refusé » | Choisissez un autre modèle dans Activité IA, onglet Réglages |
| « Analyse IA indisponible » | Votre fournisseur ne répond pas : attendez quelques minutes |
Pour relancer :
- Cochez la case au début de la ligne.
- Cliquez sur ↻ Relancer l’analyse (1), au-dessus de la liste.
- Cliquez sur Rafraichir après quelques instants.
Si la lecture échoue à nouveau, vérifiez que le document est net et complet, puis déposez-en une meilleure version.
Le document est « À classer »
Section intitulée « Le document est « À classer » »À droite de la ligne, ouvrez le menu de classement, intitulé selon le cas Classer comme…, Classer comme autre chose… ou Reclasser…. Choisissez ensuite parmi Facture fournisseur, Facture client, Ticket de caisse, Releve bancaire, Document legal, Fiche client (à créer) ou Autre.
Le message de la ligne en donne la raison. Un fichier Excel, par exemple, n’est jamais lu automatiquement : « Fichier XLSX non lu automatiquement ».
J’ai déposé deux fois le même fichier
Section intitulée « J’ai déposé deux fois le même fichier »Ohipa reconnaît un fichier identique déjà déposé pour cette boîte : le message indique « 1 deja connu », et rien de nouveau n’est analysé. Il n’y a ni nouvelle ligne dans Mes captures, ni seconde facture.
« Doublon probable »
Section intitulée « « Doublon probable » »« Questions du jour » signale une facture enregistrée deux fois. Cliquez sur Supprimer le doublon, ou sur Ce sont des factures distinctes. Voir ouvre la facture pour vérifier.
« Taux de change à renseigner »
Section intitulée « « Taux de change à renseigner » »La facture est libellée dans une devise étrangère, sans taux. En attendant votre réponse, elle n’est comptée ni dans vos charges ni dans votre trésorerie. Saisissez la valeur en XPF d’une unité de devise à la date de la facture, puis cliquez sur Enregistrer.
Aucune écriture n’est proposée
Section intitulée « Aucune écriture n’est proposée »Ohipa propose les écritures après le traitement des documents en attente : la proposition peut donc arriver avec un léger décalage. Rechargez l’espace compta après quelques instants. Sans clé d’IA, aucune écriture n’est proposée.
L’écriture proposée est fausse
Section intitulée « L’écriture proposée est fausse »Ne la validez pas. Cliquez sur Modifier dans « Questions du jour » : l’onglet Ecritures s’ouvre sur les « Propositions IA a valider », où vous pouvez la corriger.